Система автоматизации робочего процесса в учебном заведении на 1С Предприятие 8.3

Актуальность программного продукта

 В современной образовательной среде, в эпоху стремительных изменений, вопросы эффективного управления и оптимизации рабочих процессов в учебных заведениях становятся более актуальными. В этом контексте идея автоматизации административных процессов с применением 1С Предприятия выглядит как перспективное направление для разработки.

Понятие и сущность автоматизации рабочих процессов.

Понятие автоматизации рабочих процессов относится к использованию технологий и программных средств для упрощения, оптимизации и автоматизации выполнения задач и операций в рабочей деятельности. Сущность автоматизации заключается в замене или улучшении традиционных методов выполнения задач с помощью автоматических или полуавтоматических систем. Это позволяет сократить время на выполнение задач, уменьшить вероятность ошибок, повысить производительность и эффективность работы, а также улучшить контроль над процессами.

Преимущества и недостатки автоматизации.

1. Повышение производительности: Автоматизация позволяет выполнить задачи быстрее и эффективнее, уменьшая временные затраты на выполнение рабочих процессов.
2. Снижение затрат: Автоматизация может привести к сокращению расходов на ресурсы, оптимизации использования материальных и финансовых ресурсов благодаря эффективному управлению.
3. Улучшение качества работы: Автоматизация позволяет минимизировать человеческие ошибки, повышая точность и надежность выполнения задач, что в свою очередь способствует повышению качества продукции или услуг.
4. Контроль выполнения работы сотрудниками и преподавателями учебного заведения.
5. Централизованное хранение и обработка данных.

Использование 1С:Предприятие 8.3 для создания программных решений для автоматизации бизнес-процессов

1С:Предприятие — единая платформа для автоматизации деятельности организации: бухгалтерского, кадрового, управленческого и финансового учета. Интеграция соответствующих прикладных решений (конфигураций) программы позволяет управлять всеми аспектами деятельности нескольких компаний, одной компании, ее подразделений и разными направлениями бизнеса в универсальной рабочей среде. Пользователь самостоятельно выбирает нужные прикладные решения для своего предприятия и работает с ними в единой защищенной системе управления бизнес-процессами. Все конфигурации построены на общих принципах, их можно настраивать и изменять под специфику организации.

Вот некоторые ключевые особенности и функции 1С:Предприятия 8.3:

Настраиваемость: 1С:Предприятие 8.3 позволяет настраивать рабочие процессы в соответствии с вашими потребностями. Вы можете адаптировать систему под уникальные требования.

Масштабируемость: 1С:Предприятие 8 поддерживает разные объемы задач, что позволяет автоматизировать деятельность как небольших фирм, так и крупных предприятий. Вы можете начать с небольшой конфигурации и постепенно расширять её по мере роста бизнеса.

Интерфейс и отчетность: Удобный интерфейс позволяет быстро освоить программу. Вы сможете легко находить нужные функции и выполнять операции. Интерактивная работа с отчетами облегчает ведение бухгалтерского учета и анализ данных.

Мобильная платформа: 1С:Предприятие 8 адаптирована для работы на мобильных устройствах. Это обеспечивает удобство в использовании. Вы сможете работать с данными из любой точки мира, используя смартфон или планшет.

Облачные технологии: Пользователи могут работать с программой из любой точки мира через безопасные облачные сервера. Конфигурируемость: Главное свойство системы — возможность менять типовые прикладные решения под нужды бизнеса. Вы сможете создавать новые версии конфигураций, дорабатывать их и адаптировать под текущие задачи.

Анализ возможностей, автоматизации рабочего процесса в учебном заведении.

Характеристика основных рабочих процессов в учебном заведении.

Поступление и запись студентов:

• Сбор информации о студентах
• Распределение студентов про учебным группам
• Контроль успеваемости студентов
• Контроль посещаемости учебных занятий студентов
• Сдача отчетности по посещаемости учебных занятий студентов
• Регистрация студентов в информационных систем учебного заведений

Учебный процесс:

• Планирование учебных занятий и составление учебных расписаний.
• Учет посещаемости студентов и оценок за выполненные работы.
• Учет тарификации преподавателей
• Учет остатков часов по учебным занятиям
• Распределение учебной нагрузки преподавателей
• Формирование рабочих учебных планов
• Контроль успеваемости студентов

Рабочий процесс:

• Подача заявок на справки по месту требования
• Обработка заявок на справки секретарём учебной части
• Учет выполненных заявок на справки по месту требование
• Подача заявок на техническое обслуживание
• Обработка заявок на техническое обслуживание
• Учет выполненных заявок на техническое обслуживание
• Учет посещаемости посещаемости учебных занятий студентами
• Сдача ежемесячной ведомости посещаемости заведующему отделения
• Контроль Методическим кабинетом пройдённых курсов преподавателями
• Инвентаризация оборудования
• Распределение студентов по комнатам в общежитии
• Формирование договора при заселении студентов в общежития
• Составление расписания учебного процесса

Выявление проблемных участков, требующих автоматизации.

1. Управление учебным процессом: Ручное составление расписания занятий может быть неэффективным и время затратным процессом, требующим автоматизации для оптимизации времени и ресурсов.
2. Мониторинг успеваемости студентов: Ручной анализ успеваемости студентов и выставление оценок может быть неэффективным и подверженным ошибкам. Автоматизация этого процесса может улучшить точность оценок и облегчить работу преподавателей.
3. Ведение разных видов отчетности
4. Для сдачи ежемесячной ведомости учета отведенных занятий используются следующие отчеты:
5. Ведомость учета часов: отображает информацию о количестве отведенных часов каждому преподавателю за определенный период времени. Этот отчет включает в себя данные о датах занятий, преподавателях, объеме отведенных часов и другие связанные с этим сведения.
6. Для сдачи ежемесячной ведомости учета часов пропусков учебных занятий студентами используются следующие:
   1. Ведомость посещений: отображает информацию о посещении студентами занятий за определенный период времени, включая дату занятия, группу студентов, их присутствие или отсутствие.
   1. Ведомость посещений количество: предоставляет данные о количестве посещений каждым студентом за месяц или другой период, позволяя отслеживать частоту посещений и их регулярность.
   1. Присутствуют сегодня: отображает список студентов, присутствующих на занятии в конкретный день, что может быть полезно для учета посещаемости и контроля за студентами в реальном времени.
   1. Процент посещаемости сегодня: рассчитывает процентное соотношение студентов, присутствующих на занятии сегодня, к общему числу зарегистрированных на данное занятие, что помогает оценить текущую посещаемость.
7. Мониторинг посещение студентами учебных занятий
8. Обработка заявок на справки по месту требования
9. Подача и обработка заявок на обслуживание сотрудников колледжа
10. Централизованный учет пройденных курсов преподавателями
11. Централизованный учет оборудование и материально ответственных
12. Управление учетными записями студентов в СДО Moodle

Оценка потенциала 1С:Предприятия 8.3 для решения задач автоматизации.

Вот несколько ключевых аспектов, которые делают данную платформу привлекательной для автоматизации процессов в образовательной сфере:

1. Интеграция с другими системами: 1С:Предприятие 8.3 поддерживает интеграцию с различными внешними системами, такими как системы электронного документооборота, библиотечные информационные системы, системы управления кадрами и др. Это обеспечивает единый информационный пространство и упрощает взаимодействие между различными подразделениями учебного заведения.
2. Аналитика и отчетность: 1С:Предприятие 8.3 предоставляет широкие возможности для анализа данных и составления отчетов, что позволяет руководству учебного заведения получать своевременную и достоверную информацию о ходе учебного процесса, финансовом состоянии и других аспектах деятельности.
3. Поддержка различных платформ: 1С:Предприятие 8.3 может быть развернуто как на локальных серверах, так и в облачной среде, что обеспечивает гибкость в выборе инфраструктуры и управлении ресурсами.

Разработка и внедрение системы автоматизации на платформе 1С:Предприятие 8.3

Разработанная и внедренная система автоматизации на базе 1С:Предприятие 8.3 включает в себя несколько ключевых подсистем и функциональных разделов, направленных на улучшение эффективности управления учебным процессом в учебном заведении.

Подсистема «Учебная часть»

В этом отделе реализована электронная база студентов, в которой хранятся персональные данные студентов, такие как ФИО, дата рождения, контактная информация и другие данные, необходимые для идентификации и взаимодействия с ними при отчислении студента статус обучения меняется на отчислен. Также при добавлении нового студента в базу данных сразу же идет регистрация на информационных системах учебного заведения. В базе данных реализован фильтр, позволяющий выбирать студентов по различным критериям, таким как курс обучения, специальность, группа, статус обучения и другие параметры. Это обеспечивает удобство и эффективность работы с данными студентов, позволяя быстро находить нужную информацию и проводить анализ данных.

Также было реализовано подача заявок на справки по месту требования. Студенты могут подать через куратора или через старосту заявку на получение справки, указав необходимую информацию, такую как цель получения справки и дату, когда она нужна. Заявки на справки автоматически поступают на обработку секретарю учебной части. Секретарь проверяет информацию, указанную в заявке, и принимает решение о выдаче справки. Также реализован учет выполненных заявок на справки, который позволяет отслеживать статус каждой заявки. После выдачи справки она отмечается как выполненная, что обеспечивает контроль за процессом выдачи справок.

Раздел «Расписание, находится на стадии
разработки. В нем будет возможность составлять расписание занятий для групп
студентов и отдельных студентов, указывать дни недели, время начала и окончания
занятий, преподавателей и аудитории. Преподаватели смогут просматривать
расписание занятий на определенный период времени (неделя, день), редактировать
расписание, добавлять и удалять занятия и т.д.

Подсистема «Обслуживание колледжа»

В этом отделе был реализован раздел подачи заявок на техническое обслуживание, которая позволяет преподавателям и сотрудникам учебного заведения быстро и удобно сообщать о неисправностях и проблемах, требующих технического вмешательства. Преподаватели и сотрудники заполняют заявку где указывают кабинет описывают неисправность и указывают отдел в который хотят обратится этих отделов всего два IT-Отдел и Хозяйственная часть. После эта заявка отправляется в определенный отдел. Был разработан учет выполненных заявок на техническое обслуживание, которая позволяет отслеживать статус и результаты выполнения заявок, а также проводить анализ эффективности работы технической службы.

Раздел Учет оборудования в этом разделе каждый преподаватель проводи инвентаризацию в своем кабинете и записывает полный и актуальный список оборудования, с указанием модели, серийного номера, даты ввода в эксплуатацию и других характеристик. Также ведется учет перемещений и ремонта оборудования. Это позволяет эффективно планировать обновление и поддержание в исправном состоянии всего оборудования.

Подсистема «Электронный журнал»

В разделе Тарификация преподаватель заполняет информацию о группе, дисциплине, количестве часов на теорию и практику, а система автоматически подсчитывает общее количество часов. Также для каждого преподавателя ведется учет остатков часов по учебным занятиям. Система автоматически списывает часы после проведения занятий, позволяя преподавателям видеть актуальное количество оставшихся часов для проведения занятий.

В разделе Посещение, реализован механизм контроля посещаемости учебных занятий студентами через электронную систему. Преподаватели и старосты групп отмечают посещаемость студентов, который ведется в электронном виде. Для учета посещаемости студентов и отчетности реализована система формирования отчетов. Также завидущие отделениями, и кураторы могут генерировать отчеты по посещаемости студентов за определенный период времени что облегчает работу заведующим отделениям.

Подсистема «Методический кабинет»

В базе данных реализован раздел «Циклограмма деятельности», где для каждого месяца расписываются события, которые состоятся. Администраторы могут добавлять и редактировать события, указывая их название, дату и время проведения, а также дополнительную информацию. Пользователи могут просматривать циклограмму на текущий месяц, что помогает им быть в курсе предстоящих событий и планировать свою деятельность.

Реализован раздел Методический кабинет пройденных курсов преподавателями. Где у каждого преподавателя ведется учет пройденных им курсов и тренингов. Методический кабинет может проверять и подтверждать прохождение курсов, что позволяет отслеживать профессиональное развитие преподавателей и поддерживать их квалификацию на высоком уровне.

Подсистема «Староста»

В разделе реализован раздел Староста, где каждый староста группа имеет доступ через мобильное приложение 1С:Предприятие 8.3 для заполнения посещаемости студентов своей группы. Старосты могут отмечать факт посещения каждого студента учебных занятий через мобильно приложение, что позволяет вести актуальный учет посещаемости. Также старосты могут оставлять заявки на справки по месту требования через мобильное приложение. Они указывают цель запроса справки и необходимый срок предоставления. Заявки автоматически поступают на рассмотрение и обработку в учебную часть.

Мобильное приложение