EduPro. Личные дела студентов.

Личные дела студентов.

Справочник «Личные дела студентов» необходим для хранения исчерпывающей информации о студентах. Заполняются и ведутся личные дела руководителями учебных групп. Необходимо вносить актуальные и полные данные о каждом студенте. На основе данного справочника формируется большое количество справочников, документов, отчетов. Справочник позволяет удобно хранить все данные о студентах обучающихся в учебном заведении.

Местонахождение справочника:

Подсистема Учебная часть– Личные дела студентов.

При открытии справочника открывается форма списка, содержащая все личные дела студентов и информацию о них.

При открытии одного личного дела перед вами откроется форма элемента.

Страница: Присоединённые файлы – необходима для работы с файлами. На данную страницу можно загружать все цифровые документы студента;

• Статус обучения – из выпадающего списка выбирается статус обучения. Заполняется автоматически в зависимости от статуса обучения учебной группы, в которую входит студент, при создании личного дела руководителем учебной группы;
• Староста учебной группы — устанавливается руководителем учебной группы в случае, если студент является старостой учебной группы. После назначения, студент добавляется автоматически в справочник Физические лица и справочники Учебные группы табличную часть Руководители и старосты учебной группы. После включении или снятии галочки необходимо сообщить администратору для выдачи прав на доступ старосты к информационной базе. При снятии галочки данные в справочнике Физические лица не удаляется, необходимо сообщать администратору о данном действии;
• Заместитель старосты учебной группы — устанавливается руководителем учебной группы в случае, если студент является заместителем старосты учебной группы. После назначения студент добавляется автоматически в справочник Физические лица и справочники Учебные группы табличную часть Руководители и старосты учебной группы. После включении или снятии галочки необходимо сообщить администратору для выдачи прав на доступ старосты к информационной базе. При снятии галочки данные в справочнике Физические лица не удаляется, необходимо сообщать администратору о данном действии;

Страница: Основные реквизиты: на данной странице содержится вся основная информация о студенте, заполнение полей обязательно.

1. Фото -Поле необходимо для добавления фото 3×4;
2. Код – Необходим для ведения счета созданных записей. Ведется автоматически заполнять не нужно;
3. Полные ФИО – заполняется автоматически при вводе данных в поля ниже;
4. Фамилия – вводится фамилия студента соблюдается регистр как в предложениях
5. Имя – вводится имя студента соблюдается регистр как в предложениях;
6. Отчество — вводится отчество студента при наличии соблюдается регистр как в предложениях;
7. Дата рождения – выбирается дата рождения студента;
8. ИИН – вводится ИИН
9. Номер свидетельства о рождении – поле становится доступным если студенту на момент создания личного дела меньше 16 лет;
10. Номер удостоверения личности – поле становится доступным если студенту на момент заведения личного дела больше или равно 16 лет;
11. Число, месяц рождения – поле заполоняется автоматически
12. Возраст – заполняется автоматически;
13. Совершеннолетие – заполняется автоматически;
14. Пол – из выпадающего списка выбирается пол студента;
15. Национальность – из выпадающего списка выбирается национальность (Необходимо предварительно заполнить справочник Национальности);
16. Социальный статус — из выпадающего списка выбирается социальный статус студента;
17. Инвалидность – заполняется при наличии инвалидности;

Страница: Информация о поступлении – на данное странице заполняются сведения о учебной группе, в которую зачислен студент и другой полезной информацией. Заполняется на 95 процентов автоматически при создании нового личного дела руководителем учебной группы.

1. Оконченное учебное заведение – вводится информация об оконченном учебном заведении;
2. Группа – выбирается учебная группа (Необходимо предварительно заполнить справочник Учебные группы) при создании личного дела руководителем учебной группы заполняется автоматически;
3. Учебное отделение — Отделение, в котором состоит данная учебная группа, выбирается из списка отделений (Необходимо предварительно заполнить справочник Учебные отделения), заполняется автоматически на основе выбранной учебной группы или при создании нового личного дела руководителем учебной группы;
4. База поступления — выбирается база, на основе которой ведется набор в учебную группу. Заполняется автоматически на основе выбранной учебной группы или при создании нового личного дела руководителем учебной группы;
5. Язык обучения — выбирается язык обучения учебной группы (Предусмотрено для Республики Казахстан). Заполняется автоматически на основе выбранной учебной группы или при создании нового личного дела руководителем учебной группы;
6. Текущий курс обучения — Вычисляется автоматически (Необходимо предварительно заполнить справочник Курсы обучения). Заполняется автоматически на основе выбранной учебной группы или при создании нового личного дела руководителем учебной группы;
7. Специальность — выбирается специальность, на которую будет ориентирована учебная группа (Необходимо предварительно заполнить справочник Специальности). Заполняется автоматически на основе выбранной учебной группы или при создании нового личного дела руководителем учебной группы;
8. Квалификация — выбирается квалификация, на которую будет ориентирована учебная группа (Необходимо предварительно заполнить справочник Квалификации). Заполняется автоматически на основе выбранной учебной группы или при создании нового личного дела руководителем учебной группы;
9. Год поступления — Дата, с которой начинается обучение учебной группы. Заполняется автоматически на основе выбранной учебной группы или при создании нового личного дела руководителем учебной группы;
10. Год окончания обучения — Дата, когда учебная группа закончит обучение. Заполняется автоматически на основе выбранной учебной группы или при создании нового личного дела руководителем учебной группы;
11. Срок обучения — Вычисляется автоматически в зависимости от выбранных дат (Необходимо предварительно заполнить справочник Сроки обучения). Заполняется автоматически на основе выбранной учебной группы или при создании нового личного дела руководителем учебной группы;
12. Форма обучения — выбирается необходимая форма обучения, на основе которой ведется набор в учебную группу. Заполняется автоматически на основе выбранной учебной группы или при создании нового личного дела руководителем учебной группы;
13. Вид обучения — выбирается вид обучения из двух предложенных. Заполняется автоматически на основе выбранной учебной группы или при создании нового личного дела руководителем учебной группы;
14. В общежитии – указывается нуждается ли студент в месте в общежитии учебного заведения;
15. Увлечения – заполняются увлечения студента (занятия спортом, занятие музыкой, искусством и тд.);

Страница: Информация о месте проживания – необходима для хранения информации о местах прописки и проживания студента. Является обязательным к заполнению.

1. Иногородний – поле заполняется если студент не является жителем города, в котором находится учебное заведение;
2. Область – из выпадающего списка выбирается область проживания студента (Необходимо предварительно заполнить справочник Области);
3. Район – из выпадающего списка выбирается район проживания студента (Необходимо предварительно заполнить справочник Районы);
4. Город — из выпадающего списка выбирается город проживания студента (Необходимо предварительно заполнить справочник Города);
5. Поселок — вводится поселок или деревня проживания;
6. Улица. Дом. Квартира. – вводится точный адрес проживания;
7. Прописка – вводится адрес официальной прописки студента;
8. Адрес проживания в Костанае (В зависимости от местонахождения учебного заведения);

Страница: Контактная информация – предназначена для хранения всей необходимой контактной информации студента и его законных представителей, рекомендуется к заполнению (В будущем планируется на основе введенной контактной информации реализовать автоматическое создание групп со списком студентов в социальной сети WhatsApp).

1. Номер телефона студента – вводятся все имеющиеся контактные номера студента;
2. Ф. И. О. родителей – заполняются ФИО родителей или законных представителей;
3. Контакты родителей – вводятся все контакты родителей;

Страница: Данные о регистрации – на данной странице содержится вся информация о регистрационных данных студента для создания учетной записи в  LMS Moodle, вкладка становится доступной если настроена интеграция с платформой дистанционного обучения Moodle  в учебном заведении, заполняется полностью автоматически. Руководителю учебной группы необходимо только нажать кнопку Добавить в Moodle.

1. Фамилия – автоматически заполняется фамилия студента;
2. Имя –– автоматически заполняется имя студента
3. Отчество — автоматически заполняется отчество студента;
4. Группа – автоматически заполняется учебная группа;
5. Логин – автоматически генерируется логин (Необходимо предварительно проверять возможны ошибки при использовании букв казахского языка в ФИО студента, и при необходимости исправить)
6. Пароль – производится генерация пароля;

Команды:

1. Добавить в Moodle – если вы создаете новое личное дело можете сразу зарегистрировать студента в LMS Moodle нажатием одной команды( Уточняйте необходимость данного действия у вашего системного администратора);
2. Обновить логин и сгенерировать новый пароль – обновляет логин и пароль производит новую генерацию, используется в случаях, когда студент забыл свой пароль или изменил его и потерял доступ к платформе или в случаях неверной генерации логина;
3. Сохранить новый пароль в Moodle – сохраняет новый пароль в LMS Moodle. Полезна в случаях утери пароля от платформы, руководитель учебной группы может самостоятельно произвести восстановление пароля;